クラウド会計ソフト MF マネーフォワード に全部移行させました

当時の会社が抱えていた課題

これまでは税理士さんのおすすめでインストール型の会計ソフト(会計王)を使用してました。毎月で記帳内容をやりとりしてチェックしてもらい毎回データと証憑書類を送付して、チェック後に返送してもらっていました。

通常業務においてはGoogleのスプレッドシートなどクラウドサービスを活用しているのに、会計ソフトだけとても残念な感じで、課題点と認識していたのは次のことでした。

これらはマネーフォワードで解決できましたので1つずつ紹介していきます。

①複数人・複数拠点で記帳や閲覧したい

こちらはクラウドサービスですのでIDとパスワードがあればどこでも最新の会計データにアクセスすることができます。経理用のパソコンなどというPCや場所などに制限を受けません。また、会計データに関わる人、例えば経営者や顧問税理士、経理担当者などのユーザーを作成し権限も制限することができます。

②毎月決まった取引の記帳はできるだけ自動化したい

こちらは便利な機能が2点ありました。一度仕訳すると次回からは同じ取引に科目や摘要を最初から入力しておいてくれます。確認して「登録」ボタンを押すだけです。また、預金(ネットバンキング)やクレジットカードを登録しておけば自動で仕訳リストに追加してくれます。こちらも確認して「登録」ボタンを押すだけです。二度目以降の記帳はかなりスピーディーです。

もちろん、デメリットもありました。

単純な記帳のスピードが遅い

ネットの回線が遅いというのもあるかもしれませんが、記帳毎に通信しますので連続した記帳や仕訳数が多い場合はパッケージソフトに比べて時間がかかります。時間当たりの仕訳数を競うのには向いておりません。

ウェブ帳票が簡素

決算書とかの帳票が簡素です。その点はインストール型のソフトの方がカッコいいですし印刷したときに見栄えします。

費用

パッケージソフトに比べて毎月の利用料がかかり結果費用は高くなります。給与や経費など付帯サービスを使えばその分どんどん高くなっていきます。ただパッケージソフトの上位版に比べたら安いです。

【ついでにやったこと】

☆会社経費はできるかぎり法人のクレジットカードで決済する

現金で決済すると手動で領収証を見ながら仕訳する必要がある。クレジットカードなら利用明細から自動で仕訳表示される。

☆ScanSnapなどの書類スキャン設備を導入しDropboxにアップロードする癖をつける

売掛・買掛・未払金などの仕訳証憑がDropboxで見れたら紙の書類を持ち歩く必要がありません。紙も「持っている人」と「保管場所」に縛られてしまいます。システムをせっかくクラウドにしたので一緒に進めていきました。

クラウド会計に移行してよかったこと

ここ数年こういったクラウドシステムが充実してきています。専門的なこともシステムがアシストしてくれたりするのでこれまでアウトソーシングしていたこと（例えば記帳代行など）を社内で取り組みコストダウンを狙うことも可能ではないでしょうか。